Princip rada metalnog uredskog materijala u osnovi se temelji na fizičkim i mehaničkim svojstvima metalnih materijala. Kroz konstrukcijski dizajn i tehnologiju obrade, oni postižu funkcije potpore,-nosivosti, skladištenja i zaštite u uredskoj uporabi. Sami metalni materijali posjeduju visoku čvrstoću, krutost i stabilnost, što ih čini manje sklonima značajnim deformacijama pod stresom. Ova karakteristika im omogućuje da izdrže težinu dokumenata, opreme ili uredskih predmeta tijekom duljeg razdoblja, a istovremeno održavaju pouzdanost cjelokupne strukture.
U ostvarivanju ovih funkcija, metalni uredski materijal često je dizajniran tako da uključuje mehaničke strukturne principe kako bi se poboljšala praktičnost i operativna učinkovitost. Klizači ladica koriste trenje klizanja i valjkaste strukture za postizanje glatkog otvaranja i zatvaranja; sklopivi metalni okviri stolova postižu prebacivanje između rasklapanja i sklapanja mehaničkom ravnotežom šarki i potpornih šipki; metalni uredski alati kao što su spajalice pojačavaju male sile ruke putem poluge za probijanje i učvršćivanje papira. Ovi dizajni u osnovi koriste prijenos i pretvorbu sile kako bi uredske operacije učinile lakšim i učinkovitijim.